Montar un torneo desde cero

Esta guía va desde que abres la aplicación con el torneo todavía en la cabeza hasta que la última pareja ve su hora en el móvil. Está escrita para quien gestiona el torneo en el club, no para quien programa.

Antes de empezar: qué necesitas a mano

Media hora de preparación aquí ahorra el sábado entero. Lo que hace falta tener reunido:

• Las canchas disponibles y en qué horario se puede jugar en cada una cada día. De aquí sale el calendario entero. Si el torneo se juega en dos clubes, cada cancha lleva su sede.
• Las categorías que se abren, con su cupo y su precio. Un torneo grande llega a catorce sin despeinarse.
• Las parejas, si ya las tienes: nombre y apellido de cada jugador y su categoría. El teléfono es lo que identifica a un jugador de un torneo al siguiente; pídelo.
• El cartel del torneo, si lo hay: JPG, PNG o WEBP, mejor en vertical. Es lo que aparece cuando alguien pega el enlace en WhatsApp.
• Los patrocinadores, en JPG, PNG o WEBP. El SVG no se acepta.

1 · Entrar

Se entra en /login con la cuenta del club. Esa cuenta es la del dueño y lo puede todo: crear torneos, editar la ficha del club, ver los cobros.

Para el día del torneo hay una segunda vía, y conviene usarla: el acceso de mesa. Desde el panel del club, en *Perfil del club → Mesa de control*, das acceso a quien vaya a estar en la mesa el sábado. Esa persona ve la torre de control del torneo y carga marcadores, pero no entra al panel del club ni a los cobros. El lunes se lo retiras desde el mismo sitio.

2 · Crear el torneo

Panel de club → Torneos → Nuevo torneo. El asistente tiene cinco pasos: General, Categorías, Canchas y horarios, Registro de parejas y Revisión.

2.1 General

Nombre, fechas de inicio y fin, cartel y descripción. Aquí se decide algo que condiciona todo lo demás:

• Torneo completo — la plataforma lleva inscripciones, grupos, cuadro, horarios, cobro y resultados. Es lo normal.
• Solo difusión — solo se publica la información y las inscripciones se llevan por fuera, por WhatsApp o por donde ya las lleves. Útil para anunciar un torneo que organiza otro, o para probar sin comprometerse.

Si ya organizaste un torneo parecido, no hace falta empezar de cero: en la lista de torneos, Duplicar copia categorías, canchas, patrocinadores y reglas, y solo cambias fechas y nombre.

2.2 Categorías

Una entrada por cada categoría real del torneo. Se añaden todas de golpe eligiendo la modalidad y las categorías:

Varonil:  1ra  2da  3ra  4ta  5ta
Femenil:  1ra  2da  3ra  4ta  5ta
Mixto:    A    B    C    D

Por cada una se fija el cupo (mínimo y máximo de parejas), el precio, un precio para socios si lo hay, y el premio, en dinero o en especie. Más adelante, en Ajustes → Juego, se puede afinar el formato del cuadro de cada categoría: grupos de tres o de cuatro, cuántos pasan y si el cuadro es fijo (de 8, de 16). Sin tocarlo, la plataforma decide sola con las parejas que haya.

2.3 Canchas y horarios

Se dan de alta las canchas y, para cada una, en qué franja se puede jugar cada día de la semana, o una fecha concreta si un día es distinto. Un torneo real de dos semanas:

De aquí sale el calendario entero, así que conviene que refleje la realidad y no el deseo: si una cancha tiene clases por la mañana entre semana, no la pongas disponible. Si el torneo se reparte entre dos clubes, cada cancha lleva el nombre de su sede y así saldrá en el horario de los jugadores.

2.4 Registro de parejas

Este paso se puede saltar: lo normal es publicar el torneo y que las parejas se inscriban solas desde el enlace. Si ya tienes la lista, hay dos caminos, y se pueden combinar.

A mano, pareja a pareja. *Inscribir pareja*: se busca cada jugador por su nombre; si no aparece, *Crear nuevo jugador* lo da de alta ahí mismo. Con el teléfono, la plataforma le manda su invitación y esa invitación es su cuenta: entra sin contraseña.

Por Excel, que es lo que se usa de verdad cuando son ochenta parejas. *Importar Excel*: se descarga la plantilla, se rellena y se sube:

Nombre Jugador 1 | Apellido Jugador 1 | Teléfono Jugador 1 (opcional)
Nombre Jugador 2 | Apellido Jugador 2 | Teléfono Jugador 2 (opcional)
Categoría | País

La categoría se reconoce escrita de varias formas: `4ta Varonil`, `cuarta varonil`, `VARONIL 4TA` o `4` caen todas en la misma. Antes de importar nada se muestra una pantalla de revisión con lo que se va a crear, fila por fila y con los errores marcados. Nada entra en el torneo hasta que confirmas ahí.

2.5 Revisión

Repaso de todo y creación. El torneo nace en borrador: todavía no lo ve nadie.

3 · Publicar y recibir inscripciones

En la pantalla del torneo, pestaña Ajustes, el botón Publicar torneo lo hace público. A partir de ese momento sale en el buscador de torneos y tiene su propia dirección, legible:

whinpadel.com/torneos/torneo-amateur-advantage-san-luis-potosi-2026

Ese es el enlace que se reparte. Al pegarlo en WhatsApp sale el cartel del torneo con su título, así que conviene haber subido el cartel antes de mandarlo. Las parejas se inscriben desde ahí: eligen categoría, invitan a su pareja y pagan. Cada alta te llega a la campanita y al correo.

En la pestaña Inscripciones ves quién entró, quién debe, y desde ahí apruebas, cambias de categoría, corriges un nombre o das de baja. Cuando una categoría se llena, quien llega tarde queda en lista de espera y entra solo si alguien se baja.

4 · El cobro

En Ajustes → Cobro eliges cómo se paga este torneo. Se pueden combinar:

• En línea con Mercado Pago: tarjeta, OXXO o SPEI. El club conecta su cuenta de Mercado Pago una vez, desde Integraciones, y el dinero llega a esa cuenta, no a WhinPadel. La inscripción queda pagada sola.
• Por transferencia: la pareja sube el comprobante con su folio y tú lo revisas en la pestaña Cobros antes de marcarlo como pagado.
• En efectivo o terminal, en el club: lo marcas como pagado tú.

La pestaña Cobros es la cuenta del torneo: quién ha pagado, quién no, cuánto suma, y el recibo de cada cobro. Si hace falta devolver un pago en línea, se hace desde ahí. Es lo que necesitas el viernes por la noche cuando hay que decidir a quién se le guarda el lugar.

5 · Armar el juego

Cuando cierran las inscripciones, en la pantalla del torneo hay tres pestañas, una por fase, y el orden importa: cada una se apoya en lo que hizo la anterior. Arriba de cada botón se lee qué hace y qué no toca.

Si no quieres ir fase por fase, Generar todo hace lo que falte en orden, para todas las categorías, y respeta lo que ya exista. Y antes de nada, Ver cómo quedaría enseña el torneo entero simulado, sin guardar: cuántos partidos, qué días, qué se queda sin hueco.

Cómo reparte. Con 18 parejas salen 6 grupos de 3: cada pareja juega dos partidos y pasan los dos primeros de cada grupo. Esos 12 clasificados dan una ronda previa —4 partidos y 4 pases directos—, cuartos, semifinal y final. El rol coloca también semifinales y finales: la final a su hora el último día, y las semis la víspera o el mismo día si no caben antes.

Cada botón cambia de nombre cuando ya hay algo hecho: Rehacer grupos, Rehacer eliminatoria, Rehacer las horas. Antes de rehacer, un diálogo dice exactamente qué se borra y qué se conserva. Si una categoría tiene partidos con hora y otros sin ella, el botón ofrece Poner horas a los que faltan sin tocar lo que ya está.

5.1 Peticiones de horario y reglas

En la pestaña Rol, arriba de los botones, están las Restricciones de horario: lo que te dijeron las parejas («el sábado por la mañana no puedo»). Las apuntas tú con *Apuntar lo que te dijeron* o las pide el jugador desde su inscripción, y las apruebas viendo cuántos huecos le quedan a esa pareja. El rol solo las respeta si están aprobadas antes de poner las horas.

Debajo, las Reglas del generador: descanso entre rondas, tope de partidos por pareja y día, hora de las finales. Vienen con valores razonables; se cambian solo si el torneo lo pide.

5.2 Cuando algo sale mal

Después de poner horas, el panel y la torre enseñan las faltas del calendario: una persona en dos partidos a la vez, una petición aprobada pisada, un partido citado en una hora que ya no existe. En rojo lo que hay que arreglar; en ámbar los avisos, como un descanso corto.

Si el rol quedó irreconocible y prefieres empezar otra vez, al final de la pestaña Rol está Empezar de cero: borra grupos, partidos y horas del torneo entero tecleando BORRAR. No lo hace si ya hay un resultado cargado.

6 · El día del torneo

El botón Torre de control, arriba en la pantalla del torneo, abre la mesa del sábado. Tres vistas: el tablero de canchas (qué hay en cada una y quién espera), los partidos por hora, y la parrilla (canchas por horas: tocas un partido, ves dónde cabe, lo sueltas). Y la pantalla del club, para colgar de una tele en recepción.

El marcador se carga desde el partido, set a set; un W.O. se anota con su motivo en dos toques. Al guardar ocurren dos cosas solas:

• se recalcula la tabla del grupo — partidos, sets, juegos —, y cuando el grupo termina, los clasificados entran en el cuadro
• en eliminatoria, el ganador avanza a su cruce

Los propios jugadores pueden anotar su marcador desde el móvil; la pareja rival lo aprueba y, si nadie dice nada, se confirma solo a las 24 horas. La mesa los ve en una banda arriba de la torre y puede usarlos con un toque.

7 · Lo que ve el jugador

En su móvil, en la dirección pública del torneo:

• Parejas — quién está inscrito en cada categoría (se puede ocultar desde Ajustes).
• Calendario — el rol del día, con hora, cancha y rival; con su nombre buscado, su partido primero.
• Grupos y Eliminatoria — las tablas con quién va pasando, y el cuadro con los cruces provisionales marcados como tales hasta que los grupos terminan.
• Mi inscripción — su pago, su pareja, y desde ahí pide un cambio de horario o anota un marcador.
• Premios, Patrocinadores y Reglamento.

Para repartir por WhatsApp hay una hoja de horarios por categoría en la dirección del torneo seguida de /horarios: una sola columna, letra grande, pensada para leerse en el teléfono.

Cosas que conviene saber

El teléfono sirve para algo más que el contacto. Es lo que identifica a un jugador entre un torneo y el siguiente: dos personas con el mismo nombre y sin teléfono acaban siendo dos fichas distintas, y sus puntos también. Cuando consigas los números, rellénalos.

Lo que se mueve a mano no tiene historial. Si mueves partidos desde la torre y después pulsas «Rehacer las horas» de esa categoría, vuelven a repartirse de cero. El diálogo lo avisa; léelo.

Los desempates de grupo siguen el reglamento estándar: partidos ganados, diferencia de sets, diferencia de juegos, y el resultado entre los empatados. La tabla lo aplica sola.

Probar sin miedo

Antes del primer torneo de verdad, crea uno con cuatro parejas inventadas y recórrelo entero: sortea, arma, pon horas, mira la torre. Nace en borrador, no lo ve nadie, y se borra cuando termines. Media hora ahí vale más que leer esta guía dos veces.